3. Раздел (2часа) - rita.netnado.ru o_O
Главная
Поиск по ключевым словам:
страница 1страница 2
Похожие работы
3. Раздел (2часа) - страница №1/2

Тема 3. Раздел 1.(2часа).

Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации. Международная стандартизация управленческой документации. Форматы бумаги.



Цель: Сформировать понятие об унификации и стандартизации документов, унифицированной системе документации, о форматах бумаги.

Результат: Раскрывает суть понятия унификации и стандартизации документов, унифицированных систем документации и стандартизации в области документации.
Унификация документовустановление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов. Правовые основы стандартизации в Республике Беларусь устанавливает закон, а также государственные стандарты.

Унификация и стандартизация тесно связаны. Объекты унификации:



  • форма документов и состав включаемых в нее реквизитов;

  • системы документации;

  • тексты документов;

  • виды и разновидности документов.

Разрабатываемые унифицированные формы объединяются в унифицированные системы документации. Управление стандартизацией в стране осуществляет Госстандарт Республики Беларусь.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования оргтехники.



Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.



Соотношение понятий «Унифицированная форма документа», «Типовая унифицированная форма документа», «Специализированная унифицированная форма документа» «Формуляр-образец документа», «Унифицированный документ»

Унифицированный документ – документ, созданный на унифицированной форме, оформленный в установленном порядке и имеющий юридическую силу

Специализированная унифицированная форма документа – унифицированная форма документа, разработанная на основе типовой формы с учетом специфики решаемых задач

Типовая унифицированная форма документа – унифицированная форма документа, отдельные реквизиты которой могут изменяться

Унифицированная форма документа – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и зафиксированными в определенном порядке на носителе информации

Рисунок 3.1. Соотношение понятий «Унифицированная форма документа», «Типовая унифицированная форма документа», «Специализированная унифицированная форма документа», «Унифицированный документ»

СТБ 6.38–2004 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» является основой для оформления организационно-распорядительной документации. Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Республики Беларусь.


Оформление реквизитов


Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляр-образец».

СТБ 6.38–2004 определяет 32 реквизита для организационно-распорядительных документов, входящих в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Реквизиты управленческих документов:


  • 01 – Государственный герб Республики Беларусь;

  • 02 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

  • 03 – код организации: код ОКОГУ для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП для других организаций;

  • 04 – код формы документа по ОКРБ 010–95;

  • 05 – наименование вышестоящей организации;

  • 06 – наименование организации;

  • 07 – наименование структурного подразделения;

  • 08 – почтовый адрес отправителя;

  • 09 – коммуникационные и коммерческие данные;

  • 10 – название вида документа;

  • 11 – дата;

  • 12 – регистрационный индекс документа;

  • 13 – ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

  • 14 – место составления или издания документа;

  • 15 – гриф ограничения доступа к документу;

  • 16 – адресат;

  • 17 – гриф утверждения документа;

  • 18 – резолюция;

  • 19 – заголовок к тексту;

  • 20 – отметка о контроле;

  • 21 – текст документа;

  • 22 – отметка о наличии приложения;

  • 23 –подпись;

  • 24 – гриф приложения;

  • 25 – гриф согласования документа;

  • 26 – визы;

  • 27 – печать;

  • 28 – отметка об исполнителе;

  • 29 – отметка о заверении копии;

  • 30 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

  • 31 – отметка о поступлении документа в организацию;

  • 32 – отметка о переносе данных на машинный носитель.


Расстояние от левого поля в сантиметрах

(кол-во знаков при плотности печати 10 зн./дюйм)

Левое


Поле

0

(0)



1,27 (5)

4

(16)



6

(24)


8

(32)


10

(40)


12

(48)


14

(56)


Правое поле

Верхнее поле

Заголовочная часть документа

20- отметка о контроле
1–Государственный герб

15– гриф ограничения доступа

3–код организации

2– эмблема

17– гриф утверждения

4–код документа



5 – вышестоящая организация

16– адресат


6 – организация



7 – подразделение



8 – почтовый адрес



9– коммуникационные

Данные

18 – резолюция




10– вид документа





11– дата


12–индекс


13– ссылка на индекс и дату




14– место издания документа








19– заголовок к тексту документа

Содержательная часть документа

21– текст
22– отметка о наличии приложений
Оформляющая часть документа

23– должность лица, подписавшего документ

Подпись

Расшифровка подписи




24 – гриф приложения

27– печать

30– отметка об исполнении

32 – отметка о переносе данных

31– отметка о поступлении



Нижнее поле
Рисунок 3.1 Схема расположения реквизитов организационно-распорядительных документов

25 – гриф согласования




28 – исполнитель




29 – заверение копии





Стандарт дает максимальный набор реквизитов, которые могут быть использованы при оформлении документов. В конкретном документе будет только часть реквизитов, место для которых очерчено графически.

Документ можно условно разделить на три части:


  1. заголовочная часть документа – содержит реквизиты
    1–20;

  2. содержательная часть документа – содержит реквизиты 21, 22;

  3. оформляющая часть документа – содержит реквизиты 23 – 32.

Текст документа выполняется шрифтом Times New Roman в обычном начертании, размером, не менее 13 пунктов. Для формата А4 используется полтора межстрочных интервала, А5 – один межстрочный интервал.

Реквизиты документа отделяются друг от друга полуторными межстрочными интервалами, а при печати на пишущей машинке – двумя-тремя интервалами.

Количество и значение стандартных положений табулятора приведено на рис. 3.1.

Если в тексте есть примечания или выделенная в абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения, а относящийся к ним текст – через один межстрочный интервал или точно 14пт для компьютера.

Документы со сроком хранения до трех лет допускается печатать на двух сторонах листа.

Международная стандартизация управленческой документации

1. РАБОТА КОМИТЕТОВ ИСО ПО ПОДГОТОВКЕ СТАНДАРТОВ

    Международное сотрудничество по вопросам стандартизации в области документации, классификации и кодирования информации, унификации доку-ментов осуществляется национальными службами стандартизации в рамках ИСО – международной организации по стандартизации (International Organization for Standardization, ISO). ИСО образована в 1947 году. Первый стандарт ИСО был опубликован в 1951 году. В настоящее время в этой органи-зации представлены национальные органы по стандартизации более 130 госу-дарств. Интересы РБ в ИСО представляет Комитет по стандартизации, метро-логии и сертификации РБ (Госстандарт).


    Представители Госстандарта принимают активное участие в работе 49 технических комитетов Международной организации по стандартизации. Рабо-та по подготовке стандартов ИСО осуществляется в технических комитетах (ТК), в структуре которых образуются подкомитеты и рабочие группы. Каждый из членов ИСО, заинтересованный в развитии определенного направления, имеет право быть представленным в этом комитете. Правительственные и не-правительственные международные организации, сотрудничающие с ИСО, также принимают участие в его работе.
    Проекты международных стандартов, принятые техническими комитета-ми, направляются органам – членам ИСО – для обсуждения и принятия реше-ния путем голосования. Издание стандарта требует одобрения 75% проголосо-вавших органов. Разработку международных стандартов, регламентирующих различные аспекты работы с документами, осуществляют следующие комитеты ИСО:
ТК-1 Информационная технология;
ТК-6 Бумага, картон и целлюлоза;
ТК-37 Терминология (принципы и координация);
ТК-46 Информация и документы;
ТК-68 Банковское дело, ценные бумаги и другие финансовые услуги;
ТК-154 Процессы, элементы данных и документы в торговле;
ТК-171 Воспроизведение документов;
ТК-176 Управление качеством;
ТК-207 Управление экологией.
    Так, ТК-154 призван заниматься вопросами стандартизации информаци-онных элементов, формы и содержания документов, а также представления данных, используемых при обмене информацией в управлении, торговле и промышленности. Результатом деятельности комитета является, например, стандарт ИСО 8439:1990 «Разработка бланков документации. Основные поло-жения», устанавливающий формат, поля и зоны реквизитов для бланков доку-ментов, используемых в управлении, торговле и промышленности.
    ТК-46 имеет в своей структуре подкомитет № 11 «Управление архива-ми/документами», созданный в целях развития стандартизации в сфере дело-производства и архивного дела. Работу секретариата этого подкомитета обес-печивает австралийский национальный орган стандартизации. В работе подко-митета № 11 принимают участие четырнадцать национальных органов стандар-тизации (комитетов-членов ИСО) – Франции, США, Великобритании, Чешской Республики, Германии, Дании, Украины, Португалии, Японии, Нидерланд, Ир-ландии, Австралии, Канады, Швеции. Кроме того, пять комитетов являются «наблюдателями» (Госстандарт России, Куба, Польша, Финляндия, Таиланд). 
    В 2001 году подкомитетом № 11 разработан первый международный стандарт по управлению деловой документацией ИСО 15489 «Информация и документация – Управление документацией». Он базируется на выпущенных в 1996 году шести австралийских стандартах серии AS 4390 Records management («Управление документацией»).
    Создание подобного стандарта является одним из ключевых решений в условиях современных тенденций глобализации мировых экономических от-ношений. Изменения политической и экономической ситуации в Европе с на-чала 2002 года (создание Евросоюза) фактически привели к созданию единого экономического пространства, объединившего несколько развитых государств, к созданию единого рынка. Нынешнее положение дел фактически заставляет государства в составе Евросоюза отказываться от некоторых особенностей хо-зяйствования, в том числе и от национальных систем управления документаци-ей. Деятельность современных компаний давно вышла за пределы националь-ных границ, транснациональные корпорации имеют представительства во мно-гих странах, в том числе и не входящих в Евросоюз, где им приходится «иг-рать» по правилам национальной экономики. Именно новые экономические реалии поставили перед Международной организацией по стандартизации про-блему выработки единого (межгосударственного) стандарта по управлению до-кументацией. Результатом работы явилось издание 15 сентября 2001 года стан-дарта ИСО 15489. 

2. ХАРАКТЕРИСТИКИ СТАНДАРТА ИСО 15489 


«Информация и документация. Управление документацией»

    Во-первых, в условиях развития мировой торговли организации, приме-няющие этот стандарт, могут быть уверены в том, что их принципы и техноло-гии работы с документами приняты во всем мире.


    Во-вторых, для организации, работающей в нескольких странах, имею-щих особые национальные системы делопроизводства, новый стандарт помо-жет создать единую функциональную систему управления документацией.
    Стандарт регламентирует управление документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых государственными и негосудар-ственными организациями в процессе их деятельности, а также частными ли-цами, обязанными создавать и использовать документы.
    Несмотря на то, что основной сферой применения стандарта является ра-бота с документами в различных отраслях экономики, он может применяться и для таких специфических целей, как работа с научно-технической документа-цией. При этом стандарт не затрагивает управление архивными документами в архивных учреждениях, несмотря на то, что в некоторых странах понятие «управление документацией» включает и управление архивами.
    Управление документацией в международном стандарте рассматривается как часть системы управления качеством, базирующейся на требованиях стан-дартов ИСО 9001 и ИСО 14001.
    Терминология стандарта ИСО 15489 основана на терминах, регламенти-рованных стандартом ИСО 5127 «Документация и информация. Словарь тер-минов», используемых
 при разработке прикладных стандартов по информационным наукам, в том числе библиотечному делу, управлению документацией и архивными система-ми. В стандарте ИСО 15489 термин «документация» определяется как инфор-мация, создаваемая, получаемая и сохраняемая в качестве свидетельства, обес-печивающая юридические взаимоотношения или деловую сделку. Термин «управление документацией» понимается как одна из функций управления, обеспечивающая эффективный и систематический контроль создания, получе-ния, хранения, использования и размещения документов, в том числе процессов сбора и хранения в документной форме свидетельств и информации о деловой деятельности и сделках.
    Стандарт состоит из двух частей. Часть 1 «Общие положения» содержит основные принципы по управлению документацией в государственных и него-сударственных организациях, создающих документы. К этим принципам отно-сятся установление и документальное закрепление: основных правил и стан-дартов работы с документами в организации, распределения ответственности и полномочий в области работы с документацией между сотрудниками организа-ции, делопроизводственных процедур и технологий. Кроме того, управление документацией в организации должно включать создание, применение и адми-нистрирование специальных систем для управления документами, интегриро-ванных с системой управления и управленческими процессами.
    Часть 2 «Руководящие указания» содержит описание процедур, помо-гающих обеспечивать управление документацией в соответствии с принципа-ми, описанными в данном случае, понимаются такие делопроизводственные операции, как регистрация, контроль, классификация, хранение документов и другие.
3. ПЕРСПЕКТИВЫ ПРИМЕНЕНИЯ МЕЖДУНАРОДНЫХ СТАНДАРТОВ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ 
В РЕСПУБЛИКЕ БЕЛАРУСЬ

    Крупнейшей организацией, занимающейся вопросами стандартизации на международном уровне, является Международная организация по стандартиза-ции - ИСО, в рамках которой осуществляется сотрудничество между нацио-нальными органами по стандартизации. ИСО пользуется мировым авторитетом как честная и беспристрастная организация и имеет высокий статус среди крупнейших международных организаций. Непосредственную работу по разра-ботке стандартов в области информации и документации в рамках ИСО осуще-ствляет технический комитет 46 «Информация и документация».


    Международные стандарты не имеют статуса обязательных для всех стран-участниц. Любая страна мира вправе применять или не применять их.
    В Республике Беларусь вопросам международного сотрудничества в об-ласти стандартизации придается большое значение. На законодательном уровне закреплен принцип приоритетного использования международных и межгосу-дарственных стандартов.
    В Беларуси национальным органом по стандартизации, представляющим интересы государства на международном уровне, является Государственный комитет стандартизации Республики Беларусь. Он проводит работу по разра-ботке проектов международных стандартов, анализу их научно-технического уровня, определению позиции Республики Беларусь при голосовании по при-нимаемым стандартам. В настоящее время в стране действует более 21 000 го-сударственных стандартов.
    В нашей стране деятельность по документоведению и организации рабо-ты с документами регулируется на государственном уровне. Поэтому междуна-родные стандарты допускается применять только в том случае, если их требо-вания не противоречат законодательству Республики Беларусь.
    Изучение и анализ международных стандартов в области документирова-ния и организации работы с документами с целью их применения на нацио-нальном уровне приобретает особую значимость в условиях, когда нормативная база в области управления документацией в нашей стране не регулирует ука-занную деятельность комплексно. Так, в нашей стране действует Закон РБ «Об электронном документе», Закон «Об информатизации», Закон «О националь-ном архивном фонде и архивах РБ». Однако в стране отсутствует нормативный документ, закрепляющий основополагающие принципы и устанавливающий общие правила создания и управления всеми документами вне зависимости от вида носителя и для любой системы документации. В то же время такой доку-мент разработан на международном уровне. Стандарт ИСО 15489 «Информа-ция и документация. Управление документацией» закрепляет обобщенный пе-редовой опыт стран Европы, США и Японии в указанной области.

4. СТАНДАРТИЗАЦИЯ В МЕЖДУНАРОДНОЙ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКЕ

    Терминологию в области документации на международном уровне рег-ламентируют стандарты ИСО серии «Документация и информация» (ИСО 5127.1:1983, ИСО 5127.2:1983, ИСО 5127.3:1988 и т.д.). Стандартами ИСО 5127.2:1983 определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе установлены:
ИСО 216:1975 Форматы бумаги для документов;
ИСО 4882:1979 Межстрочные интервалы и шаг письма;
ИСО 3535:1977 Формуляр-образец и конструкционная сетка для создания блан-ков и форм документов;
ИСО 8439:1990 Основные требования к бланкам документов;
ИСО 6422:1985 Принципы компоновки торговых документов.
    Указание дат и времени в документах осуществляется в соответствии с ИСО 8601:1988. Формат конвертов для корреспонденции устанавливает ИСО 269:1985. Адрес на конвертах и письмах пишется с соблюдением положений ИСО 11180:1993.
    На практике существует много подходов к расположению реквизитов на бланке письма. В результате обобщения множества литературных источников по оформлению деловых писем в зарубежной практике, можно рекомендовать формуляр-образец делового письма, принятый в зарубежной практике, который включает следующие реквизиты:
    1. Сведения об отправителе (Issuer Field): наименование организации, почтовый и телеграфный адрес, номера телефона, телекса, телефакса и т.д. (дублируются в конце письма).
    2. Ссылки на индексы отправителя/получателя (Reference Line).
    3. Дата (Date).
    4. Специальные почтовые отметки (Special mailing indication).
    5. Уведомление о конфиденциальности (confidentional).
    6. Адресат (The Inside Address), включающий наименование получателя письма (лица, организации) и его почтовый адрес.
    7. Указание на конкретное лицо, «К сведению» (Attention Line).
    8. Вступительное обращение (Solution).
    9. Заголовок к тексту (Subject Line).
    10. Основной текст письма (Body of the Letter).
    11. Заключительная формула вежливости (Complimentary dose).
    12. Подпись (Signature).
    13. Пометка об исполнителях (Judicial of persons in charge).
    14. Отметки о наличии приложений (Enclosure).
    15. Указание на рассылку копий данного письма (CCNotation).
    16. Постскриптум (P.S.)
    Наибольшее распространение при оформлении писем имеет «блоковый стиль» (block style), который имеет следующие особенности:
•    фамилия и адрес лица, которому направляется письмо, проставляются в левом углу сверху;
•    фамилия и должность отправителя письма указываются ниже его подпи-си;
•    дата пишется справа;
•    пунктуация в адресе, а также после заключительной формулы вежливости отсутствуют;
•    текст печатается от левого поля без отступа; части текста разделяются увеличенным межстрочным интервалом.


стандарты ISO серии 9000

Стандарты ISO по управлению качеством продукции и услуг серии 9000 изменили организацию функционирования современных организаций, в том числе и в нашей стране. После внедрения систем управления качеством и процедурами сертификации, такие организации поднимаются на существенно более высокую ступень бизнес-надежности. В основу требований серии 9000 заложено тщательное документирование всех производственных и бизнес-процессов, контроль за документами на всех стадиях их «жизненного цикла».



стандарт ISO 15489

Стандарт ISO 15489 «Information and documentation - Records management» («Информация и документация - Управление документами», 2001 г.) содержит общие требования и четкую методологию управления любыми документами на всех видах носителей и во всех форматах, создаваемых и получаемых разнообразными организациями в процессе их деятельности, разработки и внедрения систем документооборота. Стандарт был подготовлен на основе стандарта Австралии AS 4390 «Records management», определяющей идеей при разработке которого явилось то, что управление документацией организации является важнейшей частью управления ее деловой деятельностью, так как документ по своей сути является не только входом и (или) выходом одной или нескольких деловых операций, но также свидетельством выполнения таких операций.

Первая часть - ISO 15489-1 «Information and documentation - Records management - Part 1: General» («Информация и документация - Управление документами. Часть 1: Общие принципы») - собственно стандарт ISO 15489, где сформулированы наиболее общие требования и принципы управления документацией (создания, сбора и управления любыми документами на любых носителях) и информационными ресурсами, создаваемыми и получаемыми организациями любой формы собственности в процессе их деятельности.

К этим принципам относятся установление и документальное закрепление:


1) основных правил и стандартов работы с документацией в организации;

2) распределения ответственности и полномочий в области работы с документацией между сотрудниками организации;

3) делопроизводственных процессов и технологий.

Вторая часть - ISO/TR 15489-2 «Information and documentation - Records management - Part 2: Report» («Информация и документация - Управление документами. Часть 2: Отчет») - технический отчет, оформленный в виде приложения к стандарту ISO 15489-1, где описан практический вариант внедрения положений ISO 15489 на основе опыта организации «Стандарты Австралии», даны объяснения к этому варианту, приведена библиография. Эта часть содержит описание этапов создания системы управления документацией, отвечающей мировым требованиям к делопроизводственным процессам. В стандарте даны определения двадцати одного основного термина, включая базовые - «документ» и «управление документами». Являясь средством общения профессионалов различных сфер деятельности, ISO 15489 предполагает несколько иное понимание документа, иную терминологию.

Термин «документ (record)» в стандарте определен как «информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или управленческой деятельности», а «управление документами (records management)» как «область управления, отвечающая за эффективный и систематический контроль за созданием, получением, сохранностью, использованием и определением судьбы документов, включая процессы сбора и сохранения свидетельств деловой деятельности и информации о ней в виде документов».

В отличие от устоявшейся десятилетиями терминологии действующих советских ГОСТ и белорусских СТБ, в ISO 15489 основная нагрузка в термине «документ» приходится на те функции, которые документы реализуют в деловых процессах организаций, а не на формальные признаки документа. Стандарт ISO 15489-1:

- регламентирует управление документами на любых носителях в любом формате и информационными ресурсами, создаваемыми, созданными или полученными организациями любой формы собственности в процессах их деятельности, а также лицами, профессиональными обязанностями которых является создание и (или) обработка документов;

- облегчает разработку и внедрение в организациях систем управления документацией или их совершенствование.

- требует выработки локальных (внутренних) нормативных документов организации;

- требует от системы управления доступом к документации, чтобы «надлежащее управление доступом обеспечивалось через установление статуса доступа, как документам, так и пользователям»;

- указывает, что управление документами в организации должно включать создание, применение и администрирование систем управления документами, интегрированных с системами управления и управленческими процессами;

- закрепляет наиболее важные виды работ в процессе создания автоматизированной системы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации: фиксация сведений о том, какие виды деловой деятельности требуют документирования; когда, как и где документы должны быть созданы; - определяет, что политики управления и хранения документации должны приниматься руководством организации и распространяться на всех работников, в чьи функции входит создание документов. В политиках закрепляется ответственность за любой документ в организации на каждом уровне управления; - тесно связан с защитой интересов работников организации и ее внешней бизнес-среды в связи со своевременной утилизацией информации; - содержит рекомендации по управлению документами организации для соответствия требованиям международных стандартов управления качеством ISO 9001, а также ISO 14001;

- не регулирует управление архивными документами в организациях (архивных учреждениях).

- содержит рекомендации по разработке и внедрению системы документооборота в организации.

Система документооборота организации должна:

- служить главным источником информации обо всех документируемых действиях в организации;

- охватывать все документы и информационные ресурсы организации;

- отражать (в схеме систематизации документов) деловые процессы всей организации и ее филиалов;

- защищать документы организации и их носители от несанкционированных действий по отношению к ним.

Многие положения ISO 15489 непосредственно связаны с защитой информации и ее носителей, с обеспечением безопасности самой организации, ее работников и ее внешней среды в связи с хранением и санкционированным уничтожением информации в соответствии с требованиями действующего национального законодательства.

Такие положения применяются при выработке в любых организациях регламента системы безопасности информации.

В Республике Беларусь стандарт ISO 15489 вполне соответствует используемым системам делопроизводства и может применяться:

1) для подготовки внутренних нормативных документов;
2) для оценки эффективности работы службы ДОУ;
3) при выборе автоматизированной системы ДОУ (АС ДОУ);
4) как руководство по разработке и внедрению программы управления документами в организации.

В Республике Беларусь ощущается нехватка системных технологов - специалистов ДОУ, способных системно внедрять и управлять АС ДОУ. ISO 15489, также как и ряд других ТНПА в области управления документами, может использоваться для определения:

1) общих направлений развития ИТ в государственном секторе экономики;

2) количества специалистов ДОУ и объема их подготовки (переподготовки).

Требования, содержащиеся в международных ТНПА, могут быть использованы в качестве учебных материалов.

Стандарту ISO 15489 в нашей стране еще предстоит проложить себе дорогу. Он был принят как ISO 15489-1:2001 «Информация и документация. Оперативный учет. Часть 1: Общие принципы» и ISO 15489-2:2001 «Информация и документация. Оперативный учет. Часть 2: Отчет». Уже перевод словосочетания «records management» в английском названии стандарта как «оперативный учет» в белорусском названии говорит о том, что при переводе применялась лексика скорее из области бухгалтерского учета, анализа и аудита, а не управления документами.

В России ISO 15489 был утвержден 12 марта 2007 г. как ГОСТ Р ИСО 15489. Поэтому в Республике Беларусь, учитывая почти пятилетнюю непростую историю в России с адекватным переводом стандарта на русский язык и его принятием, необходимо принять ISO 15489 как СТБ ГОСТ Р ИСО 15489, несмотря на появившиеся различия в белорусских и российских системах делопроизводства.

стандарт MoReq Европейского Союза

Собственный стандарт в области управления документами Европейский Союз принял в 2001 г. вынужденно, после вызова США успехами в области электронного документооборота (ЭДО), активно поддерживаемых правительством США (в первую очередь, министерством обороны). Разработка стандарта финансируется правительством Евросоюза.

Требования стандарта MoReq к системам ЭДО существенно шире, чем у стандарта DoD 5015.2. В MoReq однозначно проводится различие между основными типами систем управления документами: информационными системами (EDMS, electronic document management system) и системами ЭДО (ERMS, electronic record management system).

Храмцовская Н.А., член Гильдии Управляющих Документацией, считает, что проводимое в стандарте MoReq главное отличие систем ЭДО заключается в том, что они не только обеспечивают сохранность информации, но также целостность и аутентичность ЭД. После регистрации информационного материала в качестве документа, тот не может быть изменен или уничтожен (только если он не имеет статуса документа временного срока хранения). В современной мировой практике основным направлением развития в области управления документами становится все более тесная интеграция информационных систем (EDMS) с системами ЭДО (СЭД).

Стандарт MoReq содержит основные требования к:
- самой СЭД;
- классификационной схеме (электронной номенклатуре дел);
- средствам обеспечения безопасности документов;
- хранению документов в течение установленного срока, их передаче и уничтожению;
- вводу документов в систему;
- идентификаторам объектов;
- поиску, извлечению и выводу документов;
- метаданным и эталонной модели.

В требованиях MoReq также рассмотрены:


- автоматическая защита аутентичности документа;
- экспертиза ценности, сроки хранения документов, уничтожение документов;
- организация долговременного хранения ЭД;
- важнейшие документы и восстановление деятельности после катастроф.

Стандарт MoReq требует практического слияния в организациях служб ИТ и ДОУ. Все пользователи системы делятся на администраторов и пользователей. Функции делопроизводства переданы администратору, а роли непривилегированного пользователя не придано никакого значения. Это идет несколько вразрез с наблюдающимся в мире усилением роли работников ДОУ в качестве системных технологов при администрировании СЭД (для сравнения - стандарт минобороны США DoD 5015.2 делит пользователей системы на администратора, управляющего документами, привилегированного пользователя, непривилегированного пользователя).

Завершена разработка 2-й версии стандарта MoReq (MoReq2). Приоритетные направления при разработке MoReq2:
- разработка программы сертификации программных продуктов на соответствие требованиям стандарта;
- переработка уже существующих базовых требований, включая оценку соответствия стандарту ISO 15489;
- управление тематическими делами, организация Workflow;
- эффективное управление гибридными досье и внеэлектронной (физической) документацией;
- интеграция с системами управления контентом (управление информационными материалами на веб-сайтах).

Каждая страна-член ЕС самостоятельно решит, что войдет в ее нулевую главу - национальное введение в MoReq. Эта глава отражает влияние особенностей национального законодательства и традиций в области управления документами (например, в отношении документирования транзакций, регистрации и т.п.), гармонизированный перевод терминов и др.


Для облегчения использования требований стандарта в различных национальных условиях они разбиваются на новые опциональные модули:
- расширенные средства поиска;
- организация хранения документов;
- распределенные СЭД и режимы работы с ними;
- работа с тематическими делами
и др.
Для обеспечения проверяемости требований будет разработан пакет документации для сертификации программных средств на соответствие требованиям стандарта.

электронные архивы

Основными стандартами ISO по работе с электронными архивами являются ISO 14721:2003 «Space data and information transfer systems - Open archival information system - Reference model» (модель OAIS) и ISO 15836:2003 «Information and documentation - The Dublin Core metadata element set» (Дублинское ядро набора элементов метаданных)



базовые международные ТНПА по управлению безопасностью информации в организациях

стандарт ISO/IEC 17799:2005

Стандарт ISO/IEC 17799:2005 «Информационные технологии и безопасность. Правила управления информационной безопасностью» разработан на базе британского стандарта BS 17799. В Республике Беларусь он действует как СТБ ИСО/МЭК 17799:2005 «Технологии информационные. Методы обеспечения защиты. Кодекс установившейся практики по управлению безопасностью информации». Стандарт устанавливает общие правила организации, реализации или сопровождения информационной безопасности в организациях (схемы классифицирования данных, методы доступа, стратегии планирования развития и оценок рисков безопасности, градации ответственностей работников и др.).

Стандарт предназначен для обеспечения общего базиса при разработке стандартов безопасности и реализации (сопровождения) эффективного управления безопасностью в организации и ее подразделениях (в частности, в их архивах), а также для обеспечения необходимой степени конфиденциальности при контактах между организациями.

Стандарт учитывает:


- существенное возрастание роли электронной коммерции во всем мире;
- общее усиление требований к безопасности информации;
- широкое распространение проектов «электронных правительств», защиты персональных данных и защиты интеллектуальной собственности.

Поэтому, в качестве базовых принципов, полная реализация которых должна гарантировать существенную прочность базы обеспечения безопасности информации в организациях, стандартом приняты:


1) защита данных и документов организации, а также обеспечение конфиденциальности персональных данных;
2) защита прав интеллектуальной собственности.

ISO/IEC 17799:2005 является фундаментом всей системы управления организацией, сводом правил «хорошей практики ведения дела». В руководство по применению стандарта включены рекомендации по выработке кадровой политики и юридических требований, системы обеспечения непрерывности производственного процесса, политик безопасности. Стандарт применяется в качестве критериев оценки механизмов безопасности организационного уровня, в том числе административные, процедурные и физические меры защиты. В нем выработаны:


- схемы классификации данных, документов и информационных материалов;
- методы доступа к ним;
- стратегии планирования развития и оценок рисков безопасности;
- градации ответственностей работников организации.

В ISO/IEC 17799:2005 заложены нормы, согласно которым организации должны обеспечивать безопасность при управлении документацией, основываясь на положениях ISO 15489, который отныне будет применяться в сертификации по международным стандартам безопасности информации.



стандарт ISO/IEC 15408-99 («Общие критерии»)

В начале 1990-х гг ISO начала вырабатывать для общего использования стандарты по критериям оценки безопасности информационных технологий - Common Criteria for Information Technology Security Evaluation. В июне 1999 г был утвержден стандарт ISO/IEC 15408-99 «Информационная технология. Методы и средства безопасности. Критерии оценки безопасности информационных технологий. Часть 1: Введение и общая модель. Часть 2: Функциональные требования безопасности. Часть 3: Гарантийные требования безопасности» («Общие критерии»), который устанавливает критерии оценки механизмов информационной безопасности на программном и аппаратном уровнях.

ISO/IEC 15408-99 направлен на защиту информации от потери возможности ее использования, модификации или несанкционированного раскрытия. Критериями защиты являются обеспечение:

1) доступности (готовности), то есть информация и средства ее автоматизированной обработки, при возникновении в них надобности, обязаны быть доступны (готовы к функционированию);

2) целостности, то есть информация должна быть достоверно защищенной от несанкционированного изменения содержания (уничтожения);

3) конфиденциальности, то есть определенная информация может быть доступна только тому кругу лиц, для которого она предназначается согласно нормативных актов, действующих в организации.

Применение методологии стандарта позволяет выработать в организациях основу критериев для разработки системы оценки защитных свойств систем автоматизации.

На основе стандарта ISO/IEC 15408-99 разрабатываются СТБ серии 34.101 в области методов и средств безопасности информационных технологий.


стандарты ISO серии 27000 по управлению безопасностью информации

Cтандарт ISO 27001 «Требования к системе управления безопасностью» заменяет стандарт BS7799. Cтандарт ISO/IEC 17799 является «сводом деловой практики» и регулирует отдельные меры по обеспечению безопасности информации.

Cтандарт BS7799 регулирует требования к системе управления информационной безопасностью, описывая систему управления информационной безопасностью, в которой возможно выбирать и применять отдельные локальные меры, описанные в стандарте ISO/IEC 17799. Стандарт BS7799 входит в состав сертификационных стандартов по информационной безопасности.

По сравнению со стандартом BS7799, в ISO 27001 внесен ряд изменений в сторону углубления гармонизации подходов с другими стандартами менеджмента ISO 9001 и более полного применения известной модели PDCA («Plan-Do-Check-Act» = «Планирование - Выполнение - Проверка - Исправление»). ISO 27001 - первый в серии 27000. ISO 17799 в настоящее время перерабатывается в ISO 27002. Разрабатывается стандарт ISO 27004 по метрике и оценке безопасности. Международная сертификация в области безопасности информации будет происходить по требованиям стандартов этой серии. В отчете «Аутентичность электронных документов» для ЮНЕСКО и Международного совета архивов (январь 2004 г.), отмечено, что «...обеспечение стандартов качества делопроизводства важно для максимально возможной защиты аутентичности электронных документов. Внедрение стандартов и сводов хорошей деловой практики должно идти рука об руку с законодательством».

Но при этом у нас фактически отсутствует:

1) единая государственная техническая политика для используемых АС ДОУ. Наличие единых национальных требований к АСДОУ заставит разработчиков программных средств делать свои системы релевантными отечественному делопроизводству, соответствующими определенным минимальным требованиям и реально взаимодействующими друг с другом;

2) официально признаваемые ТНПА для обработки ЭД, обеспечивающие признание их юридической силы судебными инстанциями и органами государственной власти и управления;

3) единообразные методики экспертизы ценности ЭД, передачи на архивное хранение, уничтожения, работы с конфиденциальными (секретными) ЭД и др.



следующая страница >>